Root Cause Analysis and Estimated Time for Completing Administration for Inpatients Discharged from General Hospitals Royal Prima Medan
Keywords:
Inpatient care, patient administration, waiting time, pharmacy, hospital services
Abstract
The discharge process of inpatient care includes activities from when a patient is medically declared fit for discharge until they leave the hospital administratively. This study aims to analyze the root causes and time required for completing inpatient discharge administration at Royal Prima General Hospital Medan. This research used a qualitative analytical approach with a case study design. The informants consisted of 55 people, including 5 hospital staff and 50 patients. Data analysis techniques included data reduction, inductive and deductive analysis, data presentation, and conclusion drawing. The results showed that the average waiting time for inpatient discharge was 53.39 minutes, which is in accordance with the Minimum Service Standards (SPM). However, some units did not meet the standards, particularly the pharmacy department (61.12 minutes). The identified root causes included lengthy administrative procedures, delayed examination reports, limited human resources, drug shortages, and system network issues. In conclusion, although the overall waiting time met the SPM, improvements are needed in pharmacy and administrative units to enhance efficiency and accelerate the discharge process.
References
1)Abd-Elrazek, M. A., Eltahawi, A. A., Abd Elaziz, M. H., & Abd-Elwhab, M. N. (2021). Predicting length of stay in hospitals intensive care unit using general admission features. Ain Shams Engineering Journal, 12(4), 3691–3702. https://doi.org/10.1016/j.asej.2021.02.018
2)Andi Mu’tiah Sari. (2022). Analisis Sistem Pelayanan Administrasi salam Penerimaan Pasien BPJS Di Ruang Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit Umum Daerah Datu Pancaitana Kabupaten Bone. Jurnal Sains dan Kesehatan, 6(1), 107–116. https://doi.org/10.57214/jusika.v6i1.534
3)Aprillia, M, Afiani, N, & Apriyanto, F. (2021). Hubungan Respon Time Perawat Terhadap Kepuasaan Keluarga. Media Husada Journal of Nursing Science.
4)Djulaeha, N. S. (2024). Lama waktu rawat inap. Direktorat Jenderal Kesehatan Lanjutan, Kementerian Kesehatan RI.
5)Elizah, T., Hamengkubuwono, H., & Harahap, E. K. (2024). Strategi Pengembangan Layanan Administrasi Kemahasiswaan. Tarbiyatuna Kajian Pendidikan Islam, 8(2), 184. https://doi.org/10.69552/tarbiyatuna.v8i2.2437
6)Erni Okta, F., & Antik, P. (2021). Deskripsi Faktor-Faktor Yang MempengaruhiWaktu Tunggu Pendaftaran di TPPRJ. Indonesian Journal of Health Information Management (IJHIM).
7)Fitria Dwi Ayuningtyas & Indrajati Wibowo. (2024). Analisis Kinerja Pelayanan Tenaga Medis Terhadap Pasien BPJS di RS Muhammadiyah Kota Bandung. JEMSI (Jurnal Ekonomi, Manajemen, dan Akuntansi), 10(4), 2290–2299. https://doi.org/10.35870/jemsi.v10i4.2575
8)Hardani, Nur Hikmatul, A., Helmina, A., & Roushandy Asri, F. (2020). Buku Metode Penelitian Kualitatif & Kuantitatif. CV. Pustaka Ilmu. https://www.researchgate.net/profile/Assoc-Prof-Msi/publication/340021548_Buku_Metode_Penelitian_Kualitatif_Kuantitatif/links/5e72e011299bf1571848ba20/Buku-Metode-Penelitian-Kualitatif-Kuantitatif.pdf
9)Hendryadi, H., & Irsan, T. (2019). METODE PENELITIAN: Pedoman Penelitian Bisnis Dan Akademik. Lembaga Pengembangan Manajemen dan Publikasi Imperium (LPMP Imperium). https://www.researchgate.net/publication/335687808_METODE_PENELITIAN_Pedoman_Penelitian_Bisnis_Dan_Akademik/link/5d755914a6fdcc9961ba4d4b/download?_tp=eyJjb250ZXh0Ijp7ImZpcnN0UGFnZSI6InB1YmxpY2F0aW9uIiwicGFnZSI6InB1YmxpY2F0aW9uIn19
10)Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2020). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2020 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Berita Negara Republik Indonesia No. 21.
11)Leslie, G. M., Zebua, A. M., Winata, S. A. P., Zayyan, M. A., & Paramarta, V. (2025). Analisis Strategi Pengelolaan Sumber Daya Manusia Di Rumah Sakit Untuk Meningkatkan Kinerja Pelayanan Kesehatan.
12)Liambo, S., Fitrianingsih, J., & Carsel, S. (2025). Pengaruh Implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terhadap Kepuasan Pasien Di RSUD Kota Kendari. Multiple, 3(2).
13)Mustoha, M., Sikki, N., Fadhilah, M., Supriadi, D., Wahyudin, W., Wardana, H., Istyadzah, M., Prabowo, E. S. A., Alif, D. F., & Silalahi, J. (2025). Implementasi Layanan Berbasis Teknologi Informasi Dalam Mewujudkan Pelayanan Unggulan di Rumah Sakit. RIGGS: Journal of Artificial Intelligence and Digital Business, 4(3), 1915–1921. https://doi.org/10.31004/riggs.v4i3.2251
14)Ng’andu, D., & Haabazoka, L. (2024). A Study of the Effect of Health Records Digitalization on Healthcare Facility Operational Efficiency. Open Journal of Business and Management, 12(02), 1135–1157. https://doi.org/10.4236/ojbm.2024.122060
15)Nusawakan, D. (2024). Konsep Perlindungan Hukum di Indonesia Terhadap Hak Pasien di Rumah Rumah Sakit. Presidensial : Jurnal Hukum, Administrasi Negara, dan Kebijakan Publik, 1.
16)Pemerintah Republik Indonesia. (2021). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Perumahsakitan.
17)Purba, D., Lumbangaol, C., & Debataraja, F. (2025). Pengaruh Kualitas Pelayanan Administrasi Terhadap Kepuasan Pasien Rawat Jalan Di Rsud Doloksanggul. Jurnal Kesehatan Masyarakat dan Lingkungan Hidup.
18)Ronald, J. R., Gustaaf Alfrits ElisaRatag, & Grace Esther CarolineKorompis. (2021). Faktor-Faktor yang Berpengaruh pada Waktu Tunggu Pasien dalam Masa Pandemik Covid 19 di Unit Rawat Jalan Rumah Sakit. Indonesian Journal of Public Health and Community Medicine.
19)Saerang, B., Mamuaja, P. P., & Pajung, B. C. (2025). Analisis Manajemen Sistem Pelayanan Administrasi Dalam Penerimaan Pasien Bpjs Di Ruang Igd Rsud Noongan Tahun 2024. 4(1).
20)Shinta Kurniasari, & Inge Dhamanti. (2024). Faktor Pengaruh Lamanya Proses Pemulangan Pasien Rawat Inap Di Rumah Sakit: Literature Review. Jurnal Kesehatan Tambusai.
21)Siregar, H., Fitriani, A. D., Fitria, A., & Efendy, I. (2024). Analisis Implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit Terhadap Pelayanan Administrasi Rumah Sakit Haji Syaiful Anwar. 7(5).
22)Suspenti Dewi, Rizanda Machmud, & Yuniar Lestari. (2019). AnalisisWaktu Tunggu Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah DrAchmad Darwis Suliki Tahun 2019. Jurnal Kesehatan Andalas.
23)Wirajaya, M. K. M., & Rettobjaan, V. F. C. (2022). Faktor yang Memengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Resep Rawat Jalan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit: Sistematik Review. Jurnal Kesehatan, 13(2), 408–415. https://doi.org/10.26630/jk.v13i2.2478
24)Wiratna, S. (2020). Metodologi Penelitian Bisnis dan Ekonomi Wiratna Sujarweni. Yogyakarta: Pustaka Baru.
25)Wiryawan, W., Suryawati, C., & Pramukarso, D. T. (2022). Pelaksanaan Rencana Pulang H-1 pada Pasien Rawat Inap di RSUP Dr Kariadi Semarang. Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia, 10(2), 164–174. https://doi.org/10.14710/jmki.10.2.2022.164-174
2)Andi Mu’tiah Sari. (2022). Analisis Sistem Pelayanan Administrasi salam Penerimaan Pasien BPJS Di Ruang Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit Umum Daerah Datu Pancaitana Kabupaten Bone. Jurnal Sains dan Kesehatan, 6(1), 107–116. https://doi.org/10.57214/jusika.v6i1.534
3)Aprillia, M, Afiani, N, & Apriyanto, F. (2021). Hubungan Respon Time Perawat Terhadap Kepuasaan Keluarga. Media Husada Journal of Nursing Science.
4)Djulaeha, N. S. (2024). Lama waktu rawat inap. Direktorat Jenderal Kesehatan Lanjutan, Kementerian Kesehatan RI.
5)Elizah, T., Hamengkubuwono, H., & Harahap, E. K. (2024). Strategi Pengembangan Layanan Administrasi Kemahasiswaan. Tarbiyatuna Kajian Pendidikan Islam, 8(2), 184. https://doi.org/10.69552/tarbiyatuna.v8i2.2437
6)Erni Okta, F., & Antik, P. (2021). Deskripsi Faktor-Faktor Yang MempengaruhiWaktu Tunggu Pendaftaran di TPPRJ. Indonesian Journal of Health Information Management (IJHIM).
7)Fitria Dwi Ayuningtyas & Indrajati Wibowo. (2024). Analisis Kinerja Pelayanan Tenaga Medis Terhadap Pasien BPJS di RS Muhammadiyah Kota Bandung. JEMSI (Jurnal Ekonomi, Manajemen, dan Akuntansi), 10(4), 2290–2299. https://doi.org/10.35870/jemsi.v10i4.2575
8)Hardani, Nur Hikmatul, A., Helmina, A., & Roushandy Asri, F. (2020). Buku Metode Penelitian Kualitatif & Kuantitatif. CV. Pustaka Ilmu. https://www.researchgate.net/profile/Assoc-Prof-Msi/publication/340021548_Buku_Metode_Penelitian_Kualitatif_Kuantitatif/links/5e72e011299bf1571848ba20/Buku-Metode-Penelitian-Kualitatif-Kuantitatif.pdf
9)Hendryadi, H., & Irsan, T. (2019). METODE PENELITIAN: Pedoman Penelitian Bisnis Dan Akademik. Lembaga Pengembangan Manajemen dan Publikasi Imperium (LPMP Imperium). https://www.researchgate.net/publication/335687808_METODE_PENELITIAN_Pedoman_Penelitian_Bisnis_Dan_Akademik/link/5d755914a6fdcc9961ba4d4b/download?_tp=eyJjb250ZXh0Ijp7ImZpcnN0UGFnZSI6InB1YmxpY2F0aW9uIiwicGFnZSI6InB1YmxpY2F0aW9uIn19
10)Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2020). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2020 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Berita Negara Republik Indonesia No. 21.
11)Leslie, G. M., Zebua, A. M., Winata, S. A. P., Zayyan, M. A., & Paramarta, V. (2025). Analisis Strategi Pengelolaan Sumber Daya Manusia Di Rumah Sakit Untuk Meningkatkan Kinerja Pelayanan Kesehatan.
12)Liambo, S., Fitrianingsih, J., & Carsel, S. (2025). Pengaruh Implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terhadap Kepuasan Pasien Di RSUD Kota Kendari. Multiple, 3(2).
13)Mustoha, M., Sikki, N., Fadhilah, M., Supriadi, D., Wahyudin, W., Wardana, H., Istyadzah, M., Prabowo, E. S. A., Alif, D. F., & Silalahi, J. (2025). Implementasi Layanan Berbasis Teknologi Informasi Dalam Mewujudkan Pelayanan Unggulan di Rumah Sakit. RIGGS: Journal of Artificial Intelligence and Digital Business, 4(3), 1915–1921. https://doi.org/10.31004/riggs.v4i3.2251
14)Ng’andu, D., & Haabazoka, L. (2024). A Study of the Effect of Health Records Digitalization on Healthcare Facility Operational Efficiency. Open Journal of Business and Management, 12(02), 1135–1157. https://doi.org/10.4236/ojbm.2024.122060
15)Nusawakan, D. (2024). Konsep Perlindungan Hukum di Indonesia Terhadap Hak Pasien di Rumah Rumah Sakit. Presidensial : Jurnal Hukum, Administrasi Negara, dan Kebijakan Publik, 1.
16)Pemerintah Republik Indonesia. (2021). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Perumahsakitan.
17)Purba, D., Lumbangaol, C., & Debataraja, F. (2025). Pengaruh Kualitas Pelayanan Administrasi Terhadap Kepuasan Pasien Rawat Jalan Di Rsud Doloksanggul. Jurnal Kesehatan Masyarakat dan Lingkungan Hidup.
18)Ronald, J. R., Gustaaf Alfrits ElisaRatag, & Grace Esther CarolineKorompis. (2021). Faktor-Faktor yang Berpengaruh pada Waktu Tunggu Pasien dalam Masa Pandemik Covid 19 di Unit Rawat Jalan Rumah Sakit. Indonesian Journal of Public Health and Community Medicine.
19)Saerang, B., Mamuaja, P. P., & Pajung, B. C. (2025). Analisis Manajemen Sistem Pelayanan Administrasi Dalam Penerimaan Pasien Bpjs Di Ruang Igd Rsud Noongan Tahun 2024. 4(1).
20)Shinta Kurniasari, & Inge Dhamanti. (2024). Faktor Pengaruh Lamanya Proses Pemulangan Pasien Rawat Inap Di Rumah Sakit: Literature Review. Jurnal Kesehatan Tambusai.
21)Siregar, H., Fitriani, A. D., Fitria, A., & Efendy, I. (2024). Analisis Implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit Terhadap Pelayanan Administrasi Rumah Sakit Haji Syaiful Anwar. 7(5).
22)Suspenti Dewi, Rizanda Machmud, & Yuniar Lestari. (2019). AnalisisWaktu Tunggu Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah DrAchmad Darwis Suliki Tahun 2019. Jurnal Kesehatan Andalas.
23)Wirajaya, M. K. M., & Rettobjaan, V. F. C. (2022). Faktor yang Memengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Resep Rawat Jalan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit: Sistematik Review. Jurnal Kesehatan, 13(2), 408–415. https://doi.org/10.26630/jk.v13i2.2478
24)Wiratna, S. (2020). Metodologi Penelitian Bisnis dan Ekonomi Wiratna Sujarweni. Yogyakarta: Pustaka Baru.
25)Wiryawan, W., Suryawati, C., & Pramukarso, D. T. (2022). Pelaksanaan Rencana Pulang H-1 pada Pasien Rawat Inap di RSUP Dr Kariadi Semarang. Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia, 10(2), 164–174. https://doi.org/10.14710/jmki.10.2.2022.164-174
